Pengolahan berasal dari kata olah yang berati serangkaian kegiatan atau aktivitas yang melakukan kegiatan – kegiatan tertentu untuk kegiatan tertentu pula. Berdasarkan pengertian tersebut maka pengolahan data adalah serangkaian kegiatan, pikiran dan bantuan tenaga atau suatu peralatan yang mengikuti serangkaian langkah, perumusan data tersebut, bentuk susunan, sifat atau isinya menjadi lebih berguna. Pengolahan data dapat dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi. Sentaralisasi pengolahan data memungkinkan kearah:
a. Penerapan pembagian kerja dengan akibat pembagian biaya dan pembangunan kwantitatif secara lebih menguntungkan.
b. Pemakaian file yang sama pada banyak proses pengolahan data.
c. Suatu pemamfaatan yang lebih baik dari sasaran teknis administrasi.
d. Penerapan pemisahan fungsi antara operasional dan pengolahan data secara sentral.
Pengolahan data dapat diartikan juga sebagai segala pengolahan untuk membuat data yang berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan sehingga dapat segera dipakai. Pengolahan data merupakan suatu proses penerimaan data sebagai masukan (input) kemudian diproses (processing) oleh suatu program tertentu dan mengeluarkan hasil proses data dengan komputer dikenal suatu sistem yang disebut EDP (Electronic Data Processing) yaitu suatu sistem pengolahan data dimana komputer memegang peranan utama.
Dilihat dari sistem pengolahan data, dapat dibagi dalam tiga tahap dasar yaitu:
a. Membaca data atau input data.
b. Mengolah data atau proses
c. Hasil atau output.
Pengolahan data melalui komputer meliputi beberapa bagian antara lain:
Recording (perekaman)
Data yang diolah dan ditulis dalam suatu formulir dasar dari pengolahan data selanjutnya.
Clasifying (Klasifikasi)
Pemberian suatu identifikasi kedalam data yang diolah, klasifikasi yang sering dibuat adalah kode-kode seperti numerik, alphanumerik dan sebagainya.
Sorting (Pengurutan)
Setelah data yang akan diolah diberi identifikasi maka data perlu diataur/ diurut menurut kode klasifikasinya dan biasanya diurut menurut kode numeriknya.
Calculating (penghitungan)
Pelaksanaan penghitungan sangat diperlukan dalam menghitung data yang masuk dan data yang keluar.
Storing ( penyimpanan)
Penyimpan data yang sejenis dalam bentuk referensi yang akan datang perlu dilakukan. Periode penyimpanan setiap data berlainan antar data yang satu dengan yang lain.
Summarizing ( penyusunan)
Untuk memungkinkan dilakukannya analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, maka perlu dilakukan pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan yang membutuhkan informasi.
Retrieving (Pencarian )
Pencarian data ke dalam file distore atau disimpan terdiri dari beberapa cara disesuaikan dengan penyimpanan.
Reproducing (Pembagian)
Data yang dimiliki dapat diperbanyak sesuai dengan keinginan, penggandaan dapat dilakukan dengan foto copy.
Distribute ( Pembagian)
Dalam pengolahan data, informasi yang dihasilkan berasal dari beberapa bagian sehingga diadakan pembagian laporan.
